如何寫一份標書?
標書一般是售前工程師寫,沒有售前工程師的情況,標書會由需求工程師來寫。標書包含商務部分和技術部分,商務部分一般是銷售寫,需求分析師寫的是技術部分。
我寫過二十多份標書,中標率達到90%以上,不排除公司實力、產(chǎn)品、服務等因素,一份好的標書能為投標加分。
那么拿到招標書后,如何去寫應標書呢?
就像學生時代參加考試,拿到一份試卷,就試卷的題目,寫出對應的答案,而寫標書就是一次“開卷考試”。
一、了解標書響應格式
每家客戶的招標書都不一樣,每家客戶的應標都不一樣。就像考試,每門功課的答題卡都不一樣,有些客戶的招標書會寫明,應標文件有第一寫什么?第二寫什么?第三寫什么等等,有些客戶的招標書不會對應標材料有要求。
比如:五礦證券的這份標書,就寫了應標文件應該有哪幾部分。
與技術部分有關的就是4和5,技術部分需要包括的內(nèi)容有項目解決方案、總體框架、技術實現(xiàn)方案、項目實施計劃、系統(tǒng)安裝、調(diào)試、技術支持、售后服務、技術培訓、技術人員資質證明等。
有些沒有寫明格式要求的,可以按照原來寫的格式寫就好了。
二、了解客戶需求
這是2018年8月28日廣東順德農(nóng)商行發(fā)出的一份招標書,以下是他們的采購通知書:
了解客戶需求是最基本的,你知道他想要什么,在應標的時候就給他想要的東西,當用戶看了你寫的應標書后,會有一種“這就是我想要的”的感覺。
了解客戶需求的方式一般有:售前交流、通過銷售間接了解。
通過售前交流,可以對客戶的需求大致有些了解,比如:采購系統(tǒng)的原因、外部系統(tǒng)有哪些、哪些是重點關注、之后的規(guī)劃是什么等等。如果你剛好有參與售前交流,那么可以根據(jù)售前交流的信息,對招標書的需求一一對應應標。
也不是每個寫標書的需求工程師都會參與售前交流,比如:我寫這份順德農(nóng)商行的標書時,就沒有參與售前,我就打電話問銷售以及其他參與售前的同事,問他們關于順德農(nóng)商銀行需求情況,比如:他們有什么業(yè)務?資訊接什么系統(tǒng)?評級的流程是什么?等等。
低段位的需求工程師拿到標書后,看到標書上面的需求,認為自己都能寫得出來,客戶需要一個主體數(shù)據(jù)管理,應標的時候就把系統(tǒng)已有的主體數(shù)據(jù)管理寫出來。
這樣也可以,只不過你寫的東西打開不了客戶的心扉,如果競爭對手也是這樣應標,大家一個水準,也許你還有希望,但是如果競爭對手的應標從客戶實際需求出發(fā),那你就是一點希望也沒有。
所以,要寫就認真寫好。
按照下面的要點檢查你的標書是否認真寫:
- 展示需求,突出優(yōu)勢;
- 功能能否實現(xiàn);
- 實施周期能否滿足;
- 客戶關注的要點;
- 回答是否完整;
- 項目計劃是否清晰;
- 人員的工作經(jīng)驗是否能否勝任。
三、了解標書評分的標準
學生交試卷后,老師需要打分。應標書提交后,評委也會給每家供應商提交的應標材料進行打分。因此,了解標書評分的標準就很重要。
有些招標書上會寫哪個部分得幾分,哪個部分得幾分,比如江蘇紫金農(nóng)商行的招標書:
看了上面的評分標準,你知道該怎么寫了嗎?
試卷題目和得分要求都和你說了,就照要求去寫,盡量得高分。
- 比如:公司規(guī)模和實力最高有5分,標書就得有公司規(guī)模和實力的章節(jié),而且內(nèi)容里根據(jù)實際情況寫注冊資金多少(不能造假,因為商務部分會有證明文件)。
- 比如:成功案例最高有10分,標書中需要寫成功案例這章節(jié),因為最多有10分,每個成功案例有2分,根據(jù)實際情況有多少寫多少(不能造假,商務部分會需要提供合同文件)。
- 比如:實施方案合理得5分,什么才叫合理?當然是時間和實施計劃合理。
- ……
根據(jù)評分標準,人家要西瓜,我們就給西瓜,人家要芝麻,我們就給芝麻。
四、了解競爭對手
寫標書并不是一門“閉門造車”的活兒,知己知彼,才能百戰(zhàn)百勝。
競爭對手哪方面有優(yōu)勢,哪方面有劣勢,在響應標書的時候,對于競爭對手劣勢的地方,我們就去突出,對于競爭對手優(yōu)勢的地方,我們也更突出我們的優(yōu)勢。所以啊,寫標書也是一部《甄嬛傳》,都需要“心機”。
之前在投上海某券商的標的時候,有一家競爭對手才開始做評級系統(tǒng),連一套成型的系統(tǒng)還沒有完全做好。標書都是“紙上談兵”,有些不了解供應商實際情況的評委純粹就是根據(jù)標書的內(nèi)容來評分。
如果競爭對手寫標書也按我上面說的套路寫,那其實我們和他們是沒有什么區(qū)別的。了解到競爭對手沒有成型的系統(tǒng)后,我在應標的時候會在每個應標的需求下附上對應的系統(tǒng)截圖。
這個是競爭對手不具備的,你看,一下競爭對手的劣勢,我們的優(yōu)勢就凸顯出來。
最后,就算我寫了二十多份標書,但還是不能在短時間完成一份標書,因為每一次寫標書都是一個處處講究的過程。
有時候,我們需要標準,有時候又不能太依賴標準。
作者:Vi-Vi-Fu
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